Norsk Retrieverklubb

Bergen og omegn

Retningslinjer for styre og komitearbeid

Avdelingens formål er innenfor de rammer som er gitt i Lover for Norsk Retrieverklubb, og de retningslinjer og bestemmelser som er fastsatt av Norsk
Retrieveklubb’s generalsamling å arbeide for å bevare retrieverrasene ut fra rasestandard og bruksegenskaper.

Norsk Retrieverklubb avd. Bergen og Omegn

Retningslinjer for styret og komiteer

Klubben omfatter rasene chesapeake bay retriever, curly coated retriever, flat coated retriever, golden retriever, labrador retriever og nova scotia duck tolling
Klubbens ressurser og aktiviteter skal komme det rasemessige formålet til gode. Dette er ikke til hinder for at eiere av andre raser-, og blandingsraser kan være
medlem av klubben og er velkommen til å delta i de aktiviteter som passer for deres hunder.

Styret består av leder og seks styremedlemmer hvor to er varamedlemmer.
Leder velges av årsmøtet ved særskilt valg for ett år. Styremedlemmer og varamedlemmer velges av årsmøtet for to år.
Styret konstituerer seg selv og velger nestleder, sekretær og kasserer blant styremedlemmene.

Styret er saksforbereder for årsmøtet, og styrende organ for NRK avd. Bergen og Omegn i samsvar med NRK’s lover og retningslinjer og avdelingens årsmøte.
Leder har ansvaret for berammelse, innkalling og utarbeidelse av sakslister til styremøtene. Innkalling skrives av leder, eller av sekretær i samråd med leder, og
sendes ut 1 uke før møtedato. Saker som ønskes på sakslisten må være leder i hende senest 10 dager før møtedato. Forfall til styremøter bør meldes senest 2 dager før møtet.

Sekretæren

Sekretæren arkiverer alle skriv, innkallinger og referater fra styremøter, medlemsmøter og komitemøter. Referater fra styremøter blir sendt av sekretæren til alle medlemmer i styret, alle komitelederne, kontaktperson NRK og kontoret NRK . Sekretæren sørger for at referater fra styremøter blir lagt ut på klubbens hjemmeside.
Sekretæren gir veiledning til nye medlemmer om hvordan man melder seg inn i

Kasserer

Kasserer står for det daglige arbeid mht. klubbens regnskap, inn- og utbetalinger, samt kontakt med revisor. Kasserer skal gi komiteene og styret en regnskapsmessig oversikt etter større arrangementer, minimum pr. kvartal, ved større avvik mellom regnskap og budsjett og ellers ved behov

Oppnevning

Styret i NRK avd. Bergen og Omegn oppnevner hvert år sine komiteer som normalt vil bestå av 3 – 5 medlemmer. Komitemedlemmene bør være retrievereiere med forståelse for klubbens rasemessige formål og retrievernes bruksområder. Retningslinjer for oppnevnelse av komiteer er i stor grad adoptert fra NRK sentralt. I lovene for NRK fremgår det at styret skal oppnevne komiteer og råd. Komiteene oppnevnes ved årsskiftet. Styret velger en kontaktperson i styret som har til oppgave å være styrets bindeledd mellom komiteen og styret.

Fremgangsmåte ved oppnevning av komiteer:

Komiteene skal arbeide for å bevare retrieverrasene ut fra rasestandard og bruksegenskaper. Komiteenes aktiviteter skal reflektere områder som er relevante for retrievere. Styrets kontaktperson i hver enkelt komite skal innhente informasjon om hvem som ønsker å tre ut av sin funksjon og hvem som ønsker å fortsette. Styrets kontaktperson bør i selve komiteen innhente nye forslag til mulige nye kandidater. Andre kilder kan selvsagt også benyttes. Styret, gjennom kontaktpersonen, bør forespørre nye kandidater om de eventuelt er villige til å påta seg et verv. Styrets kontaktpersoner legger så frem forslag til sammensetning av klubbens komiteer

Sammensetting av komiteene

I denne sammenheng er det flere forhold som bør tillegges vekt. Best mulig faglig kompetanse er selvfølgelig det viktigste, men fordeling mellom retrieverrasene er det også viktig å ta hensyn til. En rimelig fordeling av oppgaver mellom kjønn kan også være med i vurderingsgrunnlaget. Ellers vil det være viktig å få til en fornuftig utskiftning i og rekruttering til de enkelte komiteer. Det bør hele tiden være plass for personer ”under opplæring”. Det bør også legges vekt på å sammensette komiteer på en slik måte at forutsetningen for et godt samarbeid innad i komiteen og i forhold til styret er tilstede.

 

Funksjonstid for komiteene

Funksjonstid for komiteene er et år, men når styret anser at det er viktig for å sikre kontinuitet og kompetanse bør det gis adgang til å bekle et komiteverv i flere år. På en annen side er det viktig at personer ikke blir sittende så lenge at det begrenser muligheten for å tilføre nye ressurser og at disse får anledning til å utvikle seg. Forholdet til dem som ikke blir reoppnevnt I de tilfeller en person ikke ønsker å bli reoppnevnt, bør denne bli takket for sin innsats for klubben. Personer som av andre grunner ikke blir reoppnevnt bør på et så tidlig tidspunkt som mulig bli informert om dette på en skikkelig måte. Så langt det er mulig bør en begrunnelse gis. Det overordnede mål må være at personen dette gjelder ikke blir skadet eller ydmyket, og at slike forhold håndteres på en slik måte at det ikke skaper unødig uro innenfor de enkelte miljøer. Disse personene bør også takkes for sin innsats for klubben.

Innkalling til første møte i komiteen

Etter at styret har oppnevnt komiteen er det kontaktpersonen som tar initiativ til å få innkalt til det første møtet. Dette gjøres i samarbeid med de som er oppnevnt til komiteen,

Arbeidsmetodikk for komite og kontaktperson

Kontaktpersonen skal fungere som et bindeledd mellom styret og komiteen og bør vektlegge følgende forhold: Skape god kontakt mellom styret og komiteen, se til at komiteen har nødvendige håndbøker og retningslinjer for sitt virke, la komiteen arbeide selvstendig, ontaktpersonen bør unngå å påta seg for tunge oppgaver i komiteen, men være en god observatør og budbringer. Være interessert i de oppgaver komiteen arbeider med og forsøke å oppmuntre, medlemmene til å arbeide med de aktivitetene og sakene som ligger innenfor deres virke. At komiteen overholder de frister som er gitt av styret, utarbeidelse av aktivitetsplaner og budsjetter, og at budsjetter overholdes.

 

Konstituering og funksjonsdyktighet

Komiteene konstituerer seg selv på sitt første møte og utnevner leder, økonomiansvarlig og web ansvarlig. Ett medlem fungerer som leder og er ansvarlig for berammelse, innkalling og utarbeidelse av sakslisten for møtene, og ett medlem fungerer som komiteens sekretær.
Komiteene fører referater fra sine møter. Kopi av referater sendes til komiteenes medlemmer og til styret i avdelingen.
Komiteene er ansvarlig for arkivering av sin egen korrespondanse. Komiteenes arbeidsfelt fremgår av navnet på den enkelte komite

Komiteene skal:

Forberede for styret alle spørsmål som har med deres arbeidsfelt å gjøre og innen 1. mars sette opp forslag til eget arbeidsbudsjett som behandles av styret. komiteene er ansvarlige for å holde seg innenfor de vedtatte budsjetter, innen 1 juni gjennomgå og revidere sine planer og budsjetter arbeide for å drive informasjon og fremme interessen hos hundeeiere innen sitt arbeidsfelt, bidra til at flest mulig av klubbens medlemmer får mulighet til meningsfylt aktivitet med sin hund til enhver tid ha oversikt over gjeldende bestemmelser innen sitt arbeidsfelt, bistå avdelingen med teoretisk og praktisk veiledning
arbeide for at avdelingen har kvalifisert personell til å drive opplæring, kurs og arrangementer på alle plan, innen komiteens arbeidsfelt
ha oversikt over kvalifisert personell, dommere, instruktører, etc, fremsette forslag om tid og sted, samt dommerforslag for de årlige arrangementer
kommunisere med de øvrige komiteer for å unngå stevnekollisjoner, gjennomføre arrangementer (prøver, konkurranser, utstillinger) og kurs innen sitt arbeidsfelt på et best mulig faglig nivå, sende årsberetning til styret innen 1. mars hvert år.

 

Valgkomiteen

Valgkomiteen er allerede valgt på klubbens årsmøte med 3 medlemmer og 1 varamedlem, og komiteens mandat fremgår av klubbens vedtekter.
I sine forslag til kandidater bør valgkomiteen legge vekt på følgende: at kontinuiteten i avdelingens arbeid sikres og at så dyktige tillitsvalgte som mulig foreslås, at retrieverrasene representeres best mulig, at aktivitetsmessig spredning av tillitsvalgte oppnås, at vervene fordeles best mulig mellom de to kjønn
Valgkomiteen utarbeider en objektiv, kortfattet skriftlig presentasjon av de foreslåtte kandidater. Valgkomiteens innstilling skal foreligge så snart som mulig etter 31.12 dog senest 8 uker før årsmøtet avholdes.

Rapporteringsplikt til NRK sentralt

Avdelingen har rapporteringsplikt til NRK sentralt. I denne sammenheng er det viktig å minne om at avdelingen skal levere særskilt rapport ved større arrangementer. Rapporten skrives av arrangerende komite(er), leveres avdelingens sekretær som tar kopi til styret og oversender originalen til NRK.

Rapporteringsplikt lokalt

Avdelingen lokalt ønsker også rapporter fra komiteene på mindre arrangementer både offisielle og uoffisielle. Disse rapportene vil kun bli gjennomgått i avdelingens styre.

Distribusjon av inngående post

Inngående post/klubb-mail vil normalt gå til avdelingens sekretær eller leder. Sekretær sørger for distribusjon til styrets medlemmer samt arkivering.
Skriv/mail som berører komiteene tas det kopi av og leveres lederen av komiteen snarest (i tilfelle papirutgave påføres original/kopi levert………dato og signatur).
Innkomne fakturaer skal ha merknad om hvem som har foretatt bestillingen, og til hvilket arrangement det gjelder. Disse oversendes kasserer. Innkomne saker/post skal alltid være på sakslisten for styremøtene til orientering. Uansett hvem som er mottager av post til klubben, skal leder alltid ha en kopi for gjennomgang og arkivering hos sekretær.

Vedtatt av styret i NRK avd. Bergen og Omegn 28.01.2015